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QR-Rechnung

Grundlegendes zur QR-Rechnung

Die QR-Rechnung ermöglicht es, Anliegen von Rechnungsstellern und Zahlungspflichtigen umzusetzen und alle gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Vorgaben zu erfüllen. Der mit entsprechendem Gerät elektronisch lesbare Swiss QR Code – mittig mit einem Schweizer Kreuz gekennzeichnet – enthält die zahlungsrelevanten Daten. Diese sind auf dem Zahlteil auch aufgedruckt und ohne technische Hilfsmittel lesbar. Es werden drei Ausprägungen zur Verfügung stehen.

Zahlungspflichtige ohne eigene Zahlungs- beziehungsweise Buchhaltungssoftware werden die QR-Rechnungen über das Online/Mobile Banking ihrer Hausbank bezahlen können. Dem Kunden wird hierfür im Online und Mobile Banking eine webbasierte Lösung zur Verfügung gestellt, die das Einlesen und die Erfassung der QR-Rechnung ermöglichen.

Zahlungspflichtige mit eigenen Kreditoren- und Debitorenprozessen müssen ihre im Einsatz stehende Softwarelösung befähigen, QR-Rechnungen verarbeiten zu können. Rechnungsempfänger müssen bis zum 30. Juni 2020 ihre heutigen Softwaresysteme entsprechend umstellen, um den Anforderungen der Verarbeitung von QR-Rechnungen (Erfassung, Validierung und Erstellung von Zahlungsfiles) gerecht zu werden. Es ist deshalb wichtig, Softwarehersteller auf den Zeitplan für Software-Updates anzusprechen, damit die Planung für die Umstellung der Zahlungs- und Fakturierungsprozesse mit der QR-Rechnung rechtzeitig in die Wege geleitet werden kann.

Ausprägungen der QR-Rechnung

1. QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz

Diese Ausprägung übernimmt die Vorteile des heutigen ESR-Verfahrens und wird dieses später ersetzen. Die strukturierte QR-Referenz ist gleich aufgebaut wie die ESR-Referenz und dient dem einfachen Abgleich von Rechnungen mit Zahlungen beim Rechnungssteller. Bestehende ESR-Referenznummern können weiterhin verwendet werden, was einen nahtlosen Übergang von der ESR- zur QR-Rechnung ermöglicht. Die QR-Referenz darf nur mit der sogenannten QR-IBAN genutzt werden. Die QR-IBAN unterscheidet sich mit einer speziellen IID (Instituts-Identifikationsnummer/Clearing-Nummer), die zur Identifikation des Zahlverfahrens dient.

 

2. QR-Rechnung ohne Referenz

Diese Möglichkeit entspricht dem heutigen roten Einzahlungsschein und gilt für Banküberweisungen mit oder ohne Zahlungsgrund. Die Avisierung wird wie bis anhin als Gutschriftsanzeige oder als Buchung im entsprechenden Kontoauszug erfolgen.

 

3. QR-Rechnung mit IBAN und Creditor Reference

Die dritte Ausprägung unterstützt die insbesondere im europäischen Raum verwendete Creditor Reference SCOR (Structured Creditor Reference). Die Creditor Reference (SCOR) hat die gleiche Funktion wie eine QR-Referenz. Sie darf nur zusammen mit der IBAN verwendet und kann auch für den internationalen Zahlungsverkehr eingesetzt werden.

 

Beispiele einer QR-Rechnung und der einzelnen Ausprägungen finden Sie im Factsheet.

Vorteile für Rechnungssteller

  • Rechnungen selber drucken auf weissem, perforiertem Papier
  • ESR-Referenznummern können weiterverwendet werden
  • Kombination von Referenz und Mitteilung möglich
  • Felder für Betrag bzw. Zahler können freigelassen werden
  • Einsatz alternativer Verfahren (z.B. eBill)

Vorteile für Rechnungsempfänger

  • Erhalt von Rechnungsinformationen für den automatischen Buchhaltungsabgleich
  • QR-Code-Scanning ersetzt manuelle Erfassung der Zahlungsdaten
  • Abgleich korrekter Daten dank Textangabe im Zahlteil
  • Freiheit bei der Wahl des Zahlkanals: E-Banking, M-Banking oder Schalter

Grundsätze für die Übergangsphase

Während einer Übergangsphase ist die parallele Nutzung der heutigen roten und orangen Einzahlungsscheine und des Zahlteils möglich. Durch den Finanzplatz Schweiz wurde noch kein Enddatum bezüglich der Nutzung von roten und orangen Einzahlungsscheinen festgelegt.

Wichtig: Da die QR-Rechnung die Grundstruktur der ESR-Referenz verwendet, könnte es bei unsachgemässem Einsatz im Parallelbetrieb vorkommen, dass Zahlungsrückweisungen und Fehlgutschriften ausgelöst werden. Es ist deshalb darauf zu achten, dass Zahlungen mit ESR (Teilnehmernummer und ESR-Referenz) und Zahlungen mit QR-Rechnung (QR-IBAN und QR-Referenz) getrennt voneinander verarbeitet werden. Beispielsweise sollten bestehende Kreditorenstammdaten nicht mit Daten aus der QR-Rechnung überschrieben werden oder umgekehrt.

Nächste Schritte für Sie als Kunde

  • Festlegen, welche Ausprägungen der QR-Rechnung genutzt werden.
  • Prüfen, ob die Debitorensoftware die Erstellung von QR-Rechnungen unterstützt.
  • Prüfen, ob die Kreditorensoftware die Bezahlung von QR-Rechnungen unterstützt.
  • Softwarepartner kontaktieren und Debitoren- bzw. Kreditorensoftware auf eine Version migrieren, die ab 30.06.2020 QR-Rechnungen verarbeiten kann.
  • Mutationsbedarf der Kreditorenstammdaten bezüglich strukturierter Adressen prüfen.
  • ESR-Daten auf camt.054 umstellen. 
  • Einführungszeitpunkt definieren und Kunden zeitnah über die Umstellung auf die QR-Rechnung informieren.

Die Checkliste hilft Ihnen, sich optimal auf das Projekt "Einführung der QR-Rechnung" vorzubereiten.

 

Weiterführende Informationen auf www.PaymentStandards.ch