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Grundlegendes zur QR-Rechnung

Die QR-Rechnung ermöglicht es, Anliegen von Rechnungsstellern und Zahlungspflichtigen umzusetzen und alle gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Vorgaben zu erfüllen. Der mit entsprechendem Gerät elektronisch lesbare Swiss QR Code – mittig mit einem Schweizer Kreuz gekennzeichnet – enthält die zahlungsrelevanten Daten. Diese sind auf dem Zahlteil auch aufgedruckt und ohne technische Hilfsmittel lesbar.

 

 

 
  • Die QR-Rechnung ist genauso wie der bisherige Einzahlungsschein in zwei Teile gegliedert – in einen Empfangsschein (1) und in einen Zahlteil (2).
  • Der Swiss QR Code (3) beinhaltet alle relevanten Informationen, die sowohl für die Rechnungsstellung als auch für die Zahlung nötig sind.
  • Dank der Perforation (4) können Sie den Zahlteil und Empfangsschein bequem von der Rechnung abtrennen.
 
 

Grundsätze für die Übergangsphase

Während einer Übergangsphase ist die parallele Nutzung der heutigen roten und orangen Einzahlungsscheine und des Zahlteils möglich. Durch den Finanzplatz Schweiz wurde noch kein Enddatum bezüglich der Nutzung von roten und orangen Einzahlungsscheinen festgelegt.

Wichtig: Da die QR-Rechnung die Grundstruktur der ESR-Referenz verwendet, könnte es bei unsachgemässem Einsatz im Parallelbetrieb vorkommen, dass Zahlungs­rückweisungen und Fehlgutschriften ausgelöst werden. Es ist deshalb darauf zu achten, dass Zahlungen mit ESR (Teilnehmernummer und ESR-Referenz) und Zahlungen mit QR-Rechnung (QR-IBAN und QR-Referenz) getrennt voneinander verarbeitet werden. Beispielsweise sollten bestehende Kreditorenstammdaten nicht mit Daten aus der QR-Rechnung überschrieben werden oder umgekehrt.

 

Ausprägungen der QR-Rechnung

 

1. QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz

Diese Ausprägung übernimmt die Vorteile des heutigen ESR-Verfahrens und ist für Kunden geeignet, die mittels ihrer professionellen IT-Infrastruktur/Buchhaltungssoftware in CHF und EUR fakturieren und jederzeit den Überblick über offene und eingegangene Zahlungen haben möchten. Die Zahlungseingänge werden Ihnen elektronisch zur Verfügung gestellt, was den automatischen Abgleich der Eingänge von Zahlungen mit Ihrer Debitorenbuchhaltung ermöglicht. Die Eingänge können wahlweise als Sammel- oder Einzelgutschrift verbucht werden. Die QR-Referenz entspricht im Aufbau der herkömmlichen ESR-Referenz, bisherige Referenznummern können bei Bedarf weiterverwendet werden. Die QR-IBAN ist das Identifikationsmerkmal des Verfahrens. Die QR-IBAN unterscheidet sich mit einer speziellen QR-IID (Instituts-Identifikationsnummer).

 
 

 

2. QR-Rechnung ohne Referenz

Diese Ausprägung übernimmt die Vorteile der heutigen roten Einzahlungsscheine und ist für Kunden geeignet, die ein geringes Rechnungsvolumen mit einfachen Prozessen im Debitorenmanagement bewirtschaften. Die Zahlungseingänge werden auf dem Konto einzeln verbucht.

 
 

 

3. QR-Rechnung mit IBAN und Creditor Reference

Die dritte Ausprägung unterstützt die insbesondere im europäischen Raum verwendete Creditor Reference SCOR (Structured Creditor Reference). Die Creditor Reference (SCOR) hat die gleiche Funktion wie eine QR-Referenz. Sie darf nur zusammen mit der IBAN verwendet und kann auch für den internationalen Zahlungsverkehr eingesetzt werden.

 

Vorteile der QR-Rechnung

 

Vorteile für Rechnungsempfänger

  • QR-Code-Scanning ersetzt manuelle Erfassung der Zahlungsdaten 
  • Freiheit bei der Wahl des Zahlkanals: E-Banking, M-Banking oder Schalter
  • Abgleich korrekter Daten dank Textangabe im Zahlteil
  • Erhalt von Rechnungsinformationen für den automatischen Buchhaltungsabgleich
 

Vorteile für Rechnungssteller

  • Rechnungen selber drucken auf weissem, perforiertem Papier
  • ESR-Referenznummern können weiterverwendet werden
  • Kombination von Referenz und Mitteilung möglich
  • Felder für Betrag bzw. Zahler können freigelassen werden
  • Einsatz alternativer Verfahren (z.B. eBill)
 

Was ändert sich für Rechnungsempfänger?

 

Kunden ohne Buchhaltungssoftware

Sie werden die QR-Rechnung auf den bisher verfügbaren Kanälen bezahlen können.

  • Online Banking: Der QR-Code kann mit einem speziellen Lesegerät eingescannt oder die Zahlungsinformationen können manuell erfasst werden. Ein mögliches Lesegerät finden Sie bei Crealogix.
  • Mobile Banking: Der QR-Code kann eingescannt werden und die Zahlung wird durch einen Klick bezahlt. 
  • Multi-Zahlungsauftrag: Es ist weiterhin möglich, die Zahlteile von der Rechnung abzutrennen und uns einzureichen.
  • Postschalter: Die QR-Rechnung kann wie die bisherigen Formate am Postschalter bezahlt werden. 
 

Firmenkunden mit eigener Buchhaltungssoftware 

Sie müssen bis zum 30. Juni 2020 ihre heutigen Softwaresysteme umstellen, um den Anforderungen der Verarbeitung von QR-Rechnungen (Erfassung, Validierung und Erstellung von Zahlungsfiles) gerecht zu werden. Es ist deshalb wichtig, Softwarehersteller auf den Zeitplan für Software-Updates anzusprechen, damit die Planung für die Umstellung der Zahlungs- und Fakturierungsprozesse mit der QR-Rechnung rechtzeitig in die Wege geleitet werden kann.

 

Unsere «Checkliste zur Einführung der QR-Rechnung» hilft Ihnen, die wichtigsten Schritte zu beachten.

Die «Handlungsempfehlungen für Rechnungsempfänger» zeigen Ihnen auf, wie eine QR-Rechnung bezahlt werden kann. 

 

Was ändert sich für Rechnungssteller?

 

Kunden ohne Buchhaltungssoftware

  • Für die Erstellung von QR-Rechnungen wird Ihnen eine webbasierte Lösung zur Verfügung gestellt. Die QR-Rechnungen können digital versendet oder auf weisses perforiertes Papier gedruckt werden. 
  • Vorbedruckte Einzahlungsscheine können bei der NAB nicht mehr bestellt werden. Teilen Sie dem Zahlungspflichtigen Ihre Bankangaben mit, damit dieser eine Bankzahlung erfassen kann. Falls der Zahlungspflichtige eine QR-Rechnung in Papierform wünscht, müssen Sie sich vorbedruckte QR-Rechnungen besorgen. Wir gehen davon aus, dass es am Markt diverse Anbieter geben wird. 
 

Firmenkunden mit eigener Buchhaltungssoftware 

Ab dem 30. Juni 2020 dürfen QR-Rechnungen versandt werden. Während einer Übergangsfrist, welche möglichst kurzgehalten werden soll, sind die alten Formate weiterhin gültig. Kontaktieren Sie rechtzeitig Ihren Softwarepartner, damit Sie Ihren Kreditorenprozess auf die QR-Rechnung umstellen können.

 

Unser «Produktvergleich» zeigt Ihnen auf, welches das Nachfolge-Produkt ihres bisherigen Einzahlungsscheines ist. 

Unsere «Checkliste zur Einführung der QR-Rechnung» hilft Ihnen, die wichtigsten Schritte zu beachten.

Die «Handlungsempfehlungen für Rechnungssteller» zeigen Ihnen auf, wie eine QR-Rechnung erstellt werden kann.

 

Die wichtigsten Fragen und Antworten zur QR-Rechnung aus Sicht von Firmenkunden haben wir für Sie zusammengestellt:

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Sämtliche Unterlagen auf einen Blick

 

Weiterführende Informationen bei paymentstandards.ch